Polityka prywatności

1. Administratorzy danych i kontakt

Administratorami danych osobowych są Michał Jaskólski i Marta Jaskólska, wspólnicy Euro-Bus s.c., prowadzący działalność pod marką EURO AMBIENT LAB, NIP 663-183-25-75. Adres: Łączna 114C, 26-140 Łączna. Oddział: ul. Popiełuszki 40, 25-155 Kielce.

Osobą wskazaną do kontaktu w sprawach dotyczących danych osobowych jest Michał Jaskólski. Możesz skontaktować się z nim przez [email protected] oraz telefonicznie: +48 732 606 000, +48 605 930 277. Nie został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych.

2. Jakie dane przetwarzamy

Formularz kontaktowy wymaga podania imienia, telefonu lub adresu e-mail, marki i modelu samochodu oraz treści wiadomości. Możesz dobrowolnie podać dodatkowe informacje, takie jak rocznik, wyposażenie lub VIN, jeśli są potrzebne do przygotowania realizacji albo sprawdzenia wersji i kompatybilności pojazdu. VIN nie jest obowiązkowym polem formularza. Formularz nie ma pola załączników ani danych płatniczych. Nie podawaj informacji zbędnych do obsługi zapytania.

Kontakt telefoniczny, e-mailowy, przez SMS i WhatsApp obejmuje dane, które przekazujesz podczas rozmowy lub korespondencji. Przy zawieraniu i realizacji umów przetwarzamy informacje potrzebne do przygotowania i przyjęcia oferty, potwierdzenia zamówienia, zaplanowania i wykonania montażu, sprzedaży i dostawy urządzeń, rozliczeń oraz obsługi posprzedażowej, gwarancji, wsparcia i reklamacji. Przy wysyłce obejmuje to dane odbiorcy, adres dostawy lub wybranego punktu odbioru i dane kontaktowe niezbędne do doręczenia. Dane do faktury przetwarzamy w zakresie wymaganym dla jej wystawienia. Dostawcy infrastruktury mogą przetwarzać również dane techniczne połączenia, np. adres IP i informacje o przeglądarce.

Podanie danych w celu kontaktu jest dobrowolne, ale bez wymaganych pól nie można wysłać formularza, a brak danych kontaktowych może uniemożliwić odpowiedź. Dane potrzebne do zawarcia i wykonania umowy są niezbędne do jej realizacji. W zakresie dokumentacji księgowej i podatkowej obowiązek podania określonych danych może wynikać z przepisów.

3. Cele i podstawy przetwarzania

• Obsługa zapytań o usługę, wycenę lub dostępność oraz działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt faktycznie zmierza do zawarcia umowy.
• Zawarcie i wykonanie umowy, w tym przygotowanie i przyjęcie indywidualnej oferty, potwierdzenie zamówienia, uzgodnienie terminu i zakresu montażu, wykonanie usługi, sprzedaż urządzenia, jego dostawa, rozliczenie oraz umówiona obsługa posprzedażowa i bezpłatne wsparcie dotyczące montażu i podłączenia zakupionego urządzenia — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie niezbędnym do tych działań.
• Pozostała korespondencja niezwiązana bezpośrednio z planowaną umową — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w zakresie niezbędnym do odpowiedzi i obsługi kontaktu. Naszym uzasadnionym interesem jest prowadzenie korespondencji i udzielanie odpowiedzi.
• Księgowość, podatki, fakturowanie i obsługa KSeF — art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w zakresie obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, przepisów o VAT oraz dokumentacji księgowej mających zastosowanie do firmy.
• Wykonanie zobowiązań gwarancyjnych i umówionego serwisu — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zobowiązania umownego.
• Rozpatrywanie reklamacji wynikających z obowiązków ustawowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w zakresie odpowiednich obowiązków wynikających z przepisów konsumenckich lub Kodeksu cywilnego.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest ochrona praw związanych z prowadzoną działalnością.
• Udostępnianie opcjonalnych multimediów YouTube — Twoja zgoda; art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie przetwarzania opartego na zgodzie.

Zgoda na multimedia nie jest warunkiem odpowiedzi na zapytanie, przygotowania wyceny ani zawarcia umowy. Dane z formularza nie są wykorzystywane do marketingu bezpośredniego. Nie prowadzimy newslettera ani marketingowych wysyłek e-mail lub SMS. Nie stosujemy profilowania klientów, automatycznego dopasowywania oferty ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji wobec klientów.

4. Formularz kontaktowy i poczta elektroniczna

Po wysłaniu formularza dane są przekazywane bezpośrednio z przeglądarki przez szyfrowane połączenie HTTPS do Web3Forms, które obsługuje zgłoszenie i doręcza wiadomość na [email protected]. Korespondencję obsługujemy w zwykłej bezpłatnej skrzynce WP. Nie ma automatycznych przekierowań na inne skrzynki, integracji CRM ani automatycznego kopiowania danych formularza do innych systemów. Sama strona nie prowadzi własnej bazy zgłoszeń.

Dane związane z konkretną realizacją mogą zostać zapisane w lokalnym harmonogramie prac i terminów. Nie zapisujemy tam całej korespondencji formularza. Harmonogram nie jest synchronizowany z chmurą. Dane do faktur są ręcznie wprowadzane do Subiekta GT działającego lokalnie na firmowym komputerze. Paragony są wystawiane na kasie fiskalnej, a faktury obsługiwane elektronicznie przez KSeF.

Obsługą strony, korespondencji i opisanych lokalnych systemów zajmuje się Michał Jaskólski. Firmowy komputer jest zabezpieczony hasłem; dostęp do niego ma wyłącznie Michał Jaskólski. Kopie zapasowe Subiekta GT są przechowywane lokalnie w firmie.

5. Odbiorcy danych

Zależnie od sposobu kontaktu i realizowanej sprawy w przetwarzaniu mogą uczestniczyć:

• Web3Forms — obsługa formularza kontaktowego i doręczanie zgłoszeń.
• WP — obsługa poczty elektronicznej.
• Cloudflare — infrastruktura, hosting i bezpieczeństwo strony działającej przez Cloudflare Pages. Przy korzystaniu ze strony dostawca może przetwarzać niezbędne dane techniczne ruchu, np. adres IP i informacje dotyczące połączenia.
• Google/YouTube — obsługa multimediów, które uruchamiasz po udzieleniu zgody.
• Meta/WhatsApp — gdy dobrowolnie korzystasz z kontaktu przez WhatsApp.
• Poczta Polska i InPost — w zależności od uzgodnionej metody dostawy, w zakresie danych odbiorcy i danych kontaktowych niezbędnych do doręczenia urządzenia oraz obsługi spraw związanych z przesyłką.
• Wictaurus Polska, ul. Paderewskiego 29/4, Kielce — obsługa księgowa, w tym pobieranie faktur z KSeF na podstawie posiadanych uprawnień.
• Podmioty uprawnione do obsługi i dostępu do KSeF — w zakresie faktur i obowiązków wynikających z przepisów.

Dostawcy mogą korzystać z podwykonawców infrastruktury, doręczania wiadomości i ochrony antyspamowej. Ich role w przetwarzaniu zależą od usługi i konkretnego procesu; nie każdy odbiorca działa wyłącznie jako podmiot przetwarzający dane na nasze zlecenie. Zasady dostawców opisują m.in. polityka Web3Forms, polityka Cloudflare i polityka Google.

6. Jak długo przechowujemy dane

• Web3Forms może przechowywać dane zgłoszeń formularza oraz dane techniczne związane z obsługą usługi. Okresy przechowywania wynikają z aktualnej polityki prywatności dostawcy, warunków używanej usługi i mających zastosowanie ustawień konta. Przechowywanie danych przez Web3Forms jest odrębne od przechowywania e-maili w WP i dokumentacji w pozostałych systemach.
• Zwykłe zapytania, które nie prowadzą do zamówienia, przechowujemy przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia ustaleń. Usuwamy je ręcznie, gdy kontakt nie jest już kontynuowany i nie ma potrzeby zachowania niezbędnych informacji do obsługi sprawy lub roszczeń.
• Bieżące e-maile dotyczące zrealizowanych zamówień są zazwyczaj usuwane po 3 miesiącach od realizacji. Nie jest to termin usuwania dokumentacji sprzedażowej, księgowej ani reklamacyjnej.
• Bieżące SMS-y są zazwyczaj usuwane około 2 tygodni po realizacji. Wiadomości potrzebne jako potwierdzenie umowy, wymaganych oświadczeń lub dowód w sprawie podlegają odrębnym zasadom zachowania niezbędnej dokumentacji.
• Okres przechowywania wiadomości WhatsApp zależy od czasu obsługi zapytania lub zamówienia oraz potrzeby zachowania informacji do obsługi posprzedażowej, reklamacji i roszczeń. Nie deklarujemy stałego terminu automatycznego usuwania tych wiadomości. Nie powinny być przechowywane dłużej, niż wymaga tego cel kontaktu lub właściwe obowiązki.
• Po realizacji w lokalnym harmonogramie mogą pozostać numer telefonu, informacja o samochodzie i data wykonania usługi. Dane potrzebne do gwarancji i serwisu mogą być przechowywane przez 2 lata od wykonania montażu/usługi, po czym wpis jest usuwany.
• Dane i korespondencja dotyczące reklamacji są przechowywane przez czas niezbędny do rozpatrzenia reklamacji, a po jej zakończeniu — w niezbędnym zakresie przez okres potrzebny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, nie dłużej niż do upływu właściwego terminu przedawnienia. Korespondencja reklamacyjna jest obsługiwana na tej samej skrzynce WP, bez osobnego rejestru reklamacji.
• Dokumentację księgową, podatkową i sprzedażową przechowujemy przez okresy wymagane obowiązującymi przepisami. Nie stosujemy do niej automatycznie okresu 2 lat.

Terminy dotyczące bieżącej korespondencji odróżniamy od obowiązków zachowania potwierdzeń umów, wymaganych oświadczeń oraz dokumentacji sprzedażowej, księgowej i reklamacyjnej. Niezbędne dokumenty i dowody trzeba zachować przez okres wynikający z właściwych obowiązków lub potrzeby ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń; nie usuwa się ich wyłącznie z powodu upływu zwyczajowego terminu usuwania wiadomości. Samo wcześniejsze usunięcie bieżącej korespondencji nie skraca praw klienta ani okresów odpowiedzialności przedsiębiorcy.

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku ich wystawienia. Jeżeli właściwe przepisy dotyczące przedawnienia zobowiązania podatkowego wymagają dalszego przechowywania, faktury przechowuje się poza KSeF do upływu tego terminu. Zasady te są odrębne od przechowywania korespondencji i harmonogramu.

Wymóg zachowania określonych dokumentów nie oznacza automatycznie zachowania całej korespondencji e-mail. Usunięcie wiadomości ze skrzynki nie oznacza jej równoczesnego usunięcia z wszystkich logów i kopii dostawców. Okresy dotyczące danych technicznych i kopii w usługach zewnętrznych wynikają z zasad tych usług i mających zastosowanie przepisów.

7. YouTube, cookies i ustawienia prywatności

Filmy YouTube są opcjonalne i przed zgodą zastępują je lokalne plansze. Strona nie ładuje wtedy odtwarzacza ani miniatur YouTube. Możesz włączyć kategorię multimediów w ustawieniach prywatności. Sama zgoda nie uruchamia filmów — wybierasz konkretny film do odtworzenia.

Kliknięcie „Zezwól na YouTube i odtwórz” oznacza zgodę na kategorię multimediów/YouTube i uruchomienie wybranego filmu. Nie jest to jednorazowa zgoda wyłącznie na jeden film. Po uruchomieniu odtwarzacz korzysta z youtube-nocookie.com. Google/YouTube może przetwarzać własne dane techniczne połączenia i urządzenia oraz korzystać z pamięci przeglądarki i cookies zgodnie ze swoimi zasadami. Tryb o zwiększonej prywatności nie oznacza gwarancji braku takich technologii.

Własny mechanizm strony zapamiętuje decyzję lokalnie w pamięci przeglądarki (localStorage). Zapis preferencji nie zawiera imienia, telefonu ani adresu e-mail i służy zapamiętaniu wyboru. Jest odrębny od danych zapisywanych przez YouTube/Google po uruchomieniu filmu. Wybór nie ma automatycznego terminu wygaśnięcia; możesz go zmienić lub usunąć dane witryny w przeglądarce. Gdy zapis jest niedostępny, wybór działa tylko na bieżącej stronie.

Decyzję zmienisz przez „Ustawienia prywatności” w stopce. „Akceptuj wszystkie” włącza obecną kategorię opcjonalną — multimedia, a „Odrzuć opcjonalne” ją wyłącza. Możesz też wybrać preferencję i użyć „Zapisz ustawienia”. Zamknięcie panelu bez zapisu nie zmienia decyzji. Wycofanie zgody usuwa aktywne odtwarzacze, ale nie cofa wcześniej przekazanych danych ani nie usuwa danych zapisanych przez zewnętrznego dostawcę.

Własny kod strony nie tworzy cookies aplikacji. Technologie dostawców hostingu i bezpieczeństwa zależą od używanych funkcji. Cloudflare zapewnia infrastrukturę i zabezpieczenia, a nie profilowanie użytkowników. Obecnie nie są aktywne Google Analytics 4, Google Ads, Google Tag Manager ani remarketing. Cloudflare Web Analytics nie jest wykorzystywane jako aktywne narzędzie analityczne strony.

8. Przetwarzanie danych poza EOG

Korzystanie z niektórych dostawców zewnętrznych może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Dotyczy to m.in. infrastruktury Web3Forms, Cloudflare i usług Google. Nie zakładamy, że wszystkie dane pozostają w Polsce lub EOG.

Dostawcy deklarują stosowanie mechanizmów ochrony wymaganych przepisami, w tym w odpowiednich przypadkach standardowych klauzul umownych lub mechanizmów opartych na decyzjach o odpowiednim stopniu ochrony. Szczegóły zależą od dostawcy i danego transferu. Informacje są dostępne w polityce Web3Forms, dokumentacji Cloudflare i informacji Google o transferach. W sprawie informacji o zabezpieczeniach dotyczących Twoich danych możesz skontaktować się z nami przez e-mail.

9. Twoje prawa

W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania przysługuje Ci prawo:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych;
• usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przepisami;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych, gdy spełnione są warunki tego prawa;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją;
• wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem.

Żądania kieruj na [email protected]. Osobą kontaktową jest Michał Jaskólski. Prawa wykonujemy w zakresie wynikającym z przepisów; przykładowo obowiązek przechowania dokumentacji może ograniczać możliwość usunięcia określonych danych.

Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.

10. Obowiązywanie polityki

Polityka zacznie obowiązywać w dniu publicznego uruchomienia nowej strony EURO AMBIENT LAB. Data obowiązywania zostanie wskazana przy publicznym uruchomieniu.